Laden...

Incasseren doe je zo

Omschrijving

Altijd vervelend als je klanten niet tijdig betalen. Belangrijk is op welke formele wijze je dit nu verder behandelt om in later stadium incassokosten te kunnen verhalen.

De formaliteiten gaan in detail over de inhoud van de aanmaning die gestuurd moet worden vóórdat je tot kostenverhogende incassomaatregelen overgaat.

Wat is de (minimale) procedure?

  1. Een overeenkomst sluiten (en nakomen natuurlijk).
  2. Een factuur opstellen voor verrichte werkzaamheden/diensten en de overeengekomen (redelijke) betalingstermijn vermelden.
  3. Een aanmaning verzenden * indien de klant niet heeft betaald binnen de overeengekomen betalingstermijn, waarin aan de klant nog een termijn van 14 dagen wordt gegund om te betalen. Hierin moet worden aangekondigd wat de gevolgen van niet betalen zijn, met vermelding van de hoogte van de dan verschuldigde incassokosten.

Wat mag de omvang van de incassokosten zijn in 2012?

Als incassokosten kun je minimaal € 40 rekenen, doch deze zijn wel aan een maxima gebonden:

  • 15% van de hoofdsom van de vordering tot € 2.500
  • 10% over de volgende € 2.500 van de hoofdsom
  • 5% over de volgende € 5.000 van de hoofdsom
  • 1% over de volgende € 190.000 van de hoofdsom
  • 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met max van € 6.775

Natuurlijk kun je de incasso ook uitbesteden, maar dan vervalt de doorberekening van de interne incassokosten.

En de (wettelijke) rente dan?

Als geen (redelijke) betalingstermijn is overeengekomen dan geldt dat je na een termijn van 30 dagen maximaal de wettelijke rente in rekening mag brengen.
Vanaf 1 januari 2012 is de wettelijke rente voor handelstransacties bepaald op 8%. Voor transacties met particulieren geldt overigens de gewone rente.

Het doel van wettelijke rente is het voorkomen van betalingsachterstanden. Bij een hoge wettelijk verschuldigde rente worden betalingsachterstanden duurder voor iemand die niet of te laat betaalt.

Wat is nu gewenst?

Het vastleggen van de opdracht in een schriftelijke opdrachtbevestiging
Belangrijk hierbij is ook om nader inhoud te geven aan de overige leverings- en betalingsafspraken. Mocht je dit niet telkens opnieuw willen bepalen kun je dit vastleggen in algemene voorwaarden.
LET OP:

  • Het uitsluitend verwijzen naar de voorwaarden of de klant hiervan pas in kennis te stellen bij ontvangst van de factuur (door ze op de achterzijde van de factuur te vermelden) is onvoldoende! De klant moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld kennis te nemen van de inhoud van de voorwaarden. Verstrek daarom altijd tijdig de algemene voorwaarden aan de klant voorafgaand aan de acceptatie.
  • De voorwaarden van degene die hier als eerste naar heeft verwezen zijn geldend! Wil je er zeker van zijn dat jouw voorwaarden gelden moet je voor het sluiten van de overeenkomst deze uitdrukkelijk afwijzen.

Tijdig factureren
Factureer zo spoedig mogelijk na het voltooien van de opdracht, of op een vast moment per maand. Hiermee wordt voorkomen dat de klant niet meer precies weet waarop de factuur betrekking heeft en wordt het risico op onbetaalde facturen verkleind.

Tijdig aanmanen
Weliswaar mag direct na het verlopen van de betalingstermijn een aanmaning verstuurd worden, maar het wordt niet netjes geacht en staat in mijn optiek een goede relatie met de klant in de weg.

Wat is een klantvriendelijke suggestie dan?

Een overeenkomst met een betalingstermijn van 14 of 30 dagen, waarbij na het verstrijken van de betalingstermijn de volgende stappen worden ondernomen:

  • Eerste herinnering, betalingstermijn van 14 dagen;
  • Tweede herinnering, betalingstermijn van 8 dagen;
  • Aanmaning, betalingstermijn van 8 dagen.

Neemt niet weg dat in veel gevallen er aanvullende redenen zijn waarom niet tijdig wordt betaald. Voor het behoud van de relatie is het beter de (klantvriendelijke) weg te bewandelen en na het verstrijken van termijnen aanvullende contactmomenten in te bouwen die je vervolgens ook schriftelijk bevestigd met de klant.

Tot slot resteert dan de deurwaarder die over gaat tot dagvaarding.

Ik adviseer om de omstandigheden waaronder je overeenkomsten sluit te laten onderzoeken en een gedegen advies over het onderwerp uit te laten brengen.

*
Een aloude discussie is of zo’n aanmaning al dan niet aangetekend verzonden dient te worden. Immers de klant zou kunnen beweren dat de aanmaning niet is ontvangen. Nu wordt deze verplichting niet expliciet door de wet voorschreven. In de toelichting op de wet wordt echter wel gesuggereerd dat aangetekende verzending de enige manier is om aan te kunnen tonen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen. In praktische zin en met het oog op het kostenaspect vind ik het geen reële optie om aanmaningen aangetekend te verzenden. Een methode die het moeilijker maakt voor de klant om de ontvangst te ontkennen is bijvoorbeeld om de aanmaning gelijktijdig zowel per gewone post als per e-mail te verzenden.

Er wordt ook weleens gesteld dat je een aanmaning als ingebrekestelling moet verzenden. Onder de juiste omstandigheden kan echter worden aangenomen dat een klant na verstrijken van de factuurtermijn “vanzelf” in verzuim is.

DISCLAIMER:
De wettelijke regelingen zijn complex. De verstrekte informatie is slechts informatief bedoeld en niet volledig waardoor gebruik ervan geschiedt op eigen risico. Je kunt mij niet aansprakelijk stellen voor gevolgen van het gebruik van de opgenomen informatie.

Reviews

06/08/2017, 03:58

"When I initially commented I clicked the "Notify me when new comments are added" checkbox and now each time a comment is added I get three emails with the same comment.
Is there any way you can remove me from that service? Thanks a lot!"

09/18/2012, 08:59

"Goed artikel Marc!"

Nieuwe reactie

Ondernemer binnen het netwerk Lodder & Co . Vader, At Lodder, heeft de...
De carrière gestart in de auditpraktijk bij de big-4. Na  10 jaar...
Iedereen die zich vragen stelt die verder en dieper gaan dan in...
De rust die door velen niet kan worden opgebracht wordt hier gecombineerd met...
"Niet echt een sportman" al zeg ik zelf, maar "ik geef mij ook niet snel...
Ook in deze meerdere, namelijk vijf verschillende, type mannen te...
Denken in termen van kansen en niet van problemen. Denken waarbij je kijkt...